Oleh: DR. Basuki Ranto
Dosen Pascasarjana STIE Mulia Pratama
Dalam Human Resources Trends 2023 (HR Trends 2023) salah satu komponennya adalah terkait kepada terobosan siklus kepegawaian (Inclusion a Cross Employee Life Cyclus). Terobosan dimaksud adalah terkait dengan langkah-langkah siklus pegawai yang memerlukan percepatan dan kesesuaian dengan komponen lainnya sehingga ada paralelisasi dan dukungan dikaitkan dengan era digitalisasi sistem kerja hybrid maupun kerja dimana saja (Work From Anywhere = WFA).
Inclusive a Cross Employee Life Cycles (CELC) merupakan komponen ke tujuh dalam HR Trends 2023 yang harus saling berhubungan dan mendukung agar terjadi proses yang tidak menghambat terkait dengan komponen lainnya, sehingga HR Trends 2023 tersebut dapat diwujudkan dengan menyelaraskan perkembangan teknologi yang pada gilirannya bisa dijadikan unggulan daya saing (competitive advantage) dalam menghadapi tantangan persaingan dalam bisnis era digital.
Mengelola karyawan memang bukanlah tugas yang mudah. Sebagai tim HRD, ada banyak hal yang perlu dilakukan, mulai dari pemberian gaji, pengelolaan cuti, penilaian kinerja, dan masih banyak lagi. Di antara berbagai tugas tersebut, terdapat hal lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan yaitu terkait manajemen employee life cycle.
Tahapan Siklus Kepegawaian (Employee Life Cyclus=ELC)
Sebelum membahas tentang ELC ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu tentang ELC secara hakikat.
Menukil dari dokodemo-kerja.com menyebutkan: Employee life cycle adalah tahapan-tahapan yang digunakan untuk memvisualisasikan bagaimana seorang karyawan akan terlibat dengan perusahaan tempat mereka bekerja. Seluruh tahapan dalam employee life cycle atau siklus hidup karyawan ini akan mencakup berbagai hubungan antara karyawan dan perusahaan mulai dari proses dimana karyawan tertarik untuk bekerja di perusahaan Anda sampai terjadinya pemutusan hubungan kerja.
Mengingat bahwa dalam melakukan manajemen employee life cycle terdapat banyak hal yang perlu dilakukan, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakannya. Bisa mengandalkan aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang memiliki beragam fitur untuk mempermudah proses pengelolaan karyawan di perusahaan.
Employee life cycle adalah siklus hidup karyawan di perusahaan yang terdiri dari beberapa tahapan penting. Untuk proses human resource manajemen (HRM) yang baik.
Ada enam tahapan dalam ELC menurut AIHR yang dapat disampaikan dalam gambar berikut ini:
Dari gambar tersebut selanjutnya masing-masing dapat dijelaskan sebagai berikut:
Tahap Pertama adalah Attraction
Tahapan ini akan berproses siklus dimana karyawan mulai memiliki ketertarikan pada suatu perusahaan. Tahapan attraction merupakan siklus hidup karyawan yang terjadi bahkan sebelum perusahaan membuka lowongan pekerjaan. Sehingga dalam tahap ini merupakan sebuah siklus yang berhubungan erat dengan citra perusahaan sebagai tempat yang baik untuk bekerja.
Sekiranya perlu diketahui terlepas dari seberapa inovatif dan kuat produk atau layanan yang ditawarkan oleh perusahaan, namun jika perusahaan Anda tidak memiliki daya tarik maka perusahaan akan gagal dalam menarik kandidat yang berkualitas. Itulah sebabnya mengapa membangun employer branding sangat penting untuk dilakukan.
Untuk membangun employer branding diperlukan melalui memberikan informasi tentang profile dan prospek perusahaan. Selain itu juga beberapa benefit yang bisa diberikan, budaya perusahaan, keunggulan yang dimiliki, sehingga calon bisa tertarik untuk masuk dalam perusahaan.
Tahap kedua adalah Recruitment
Tahapan employee life cycle selanjutnya adalah rekruitmen atau rekrutmen karyawan. Pada tahap ini, tim HRD akan melakukan serangkaian proses agar bisa menemukan kandidat yang tepat yaitu:
- Membuka lowongan pekerjaan.
- Melakukan proses screening.
- Proses pengujian terkait kompetensi
- Wawancara dengan kandidat.
- Memeriksa latar belakang kandidat.
- Menentukan keputusan.
- Mengajukan surat penawaran atau kontrak kerja.
Untuk membangun citra perusahaan yang positif, maka tim HRD harus bisa merancang proses rekrutmen dan seleksi yang menyenangkan. Hal ini juga perlu dilakukan karena akan berpengaruh pada keputusan karyawan saat mereka memperoleh surat kontrak kerja yang Anda ajukan. Jika mereka mendapatkan pengalaman yang tidak menyenangkan, tentu mereka dapat mengurungkan niat untuk mau bekerja di perusahaan Anda.
Tahap Ketiga adalah Onboarding
Setelah karyawan sukses melalui proses rekrutmen dan seleksi, maka tahap selanjutnya yang akan mereka lalui adalah proses onboarding atau orientasi. Pada tahap ini karyawan baru akan mulai memahami dan menjalani kebijakan, peraturan, sistem, atau tools yang digunakan oleh perusahaan tempat mereka bekerja.
Pada tahap onboarding, tim HRD harus memastikan bahwa karyawan baru merasa diterima serta mampu beradaptasi dengan cepat.
Dalam tahapan ini diperlukan:
- Informasikan tentang job description karyawan dengan jelas atau mendetail, termasuk didalamnya soal visi dan misi; kekuatan internal yang dimiliki; berbagai hal kebijakan dan peraturan perusahaan dengan jelas.
Tahap Keempat adalah Development
Development atau pengembangan adalah suatu siklus lanjutan. Dalam siklus ini karyawan akan dikelola agar bisa mengembangkan keterampilan yang dimilikinya.
Penting untuk diketahui, saat karyawan merasa terjebak pada suatu posisi dan merasa tidak memiliki peluang untuk mendapatkan promosi, maka mereka cenderung akan mencari peluang di perusahaan yang lain. Oleh karena itulah, proses pengembangan karyawan perlu untuk dilakukan. Selain berguna untuk mempertahankan karyawan Anda, cara ini juga dapat menjadi strategi positif untuk meningkatkan kemampuan bisnis Anda.
Sebelum karyawan memperoleh benefit berupa Learning and Development (L&D), perusahaan perlu melakukan beberapa analisis agar pelatihan bisa dilakukan secara tepat sasaran, yaitu:
- Indentifikasi jenis pembelajaran; pengetahuan; ketrampilan dan sistem penilaian kinerja.
Tahap Kelima adalah Retention
Tahap retention atau retensi adalah tahapan dalam employee life cycle dimana karyawan akan dikelola agar bisa bertahan di perusahaan tempat mereka bekerja. Pada kondisi ini perusahaan akan merancang berbagai strategi untuk meningkatkan employee satisfaction dan employee engagement sehingga karyawan bisa loyal terhadap perusahaan. Selain itu, tim HRD perusahaan juga akan melakukan berbagai hal untuk memberikan motivasi kerja pada karyawan. Hal tersebut terkait dengan beberapa hal yaitu:
- Tingkat gaji atau upah yang adil; bentuk kompensasi atau tunjangan mulai dari THR, bonus, cuti, jam kerja fleksibel, dan lain-lain.
Hal yang tidak kalah penting adalah lingkungan kerja yang positif; komunikasi yang baik; pemberian pengakuan atau penghargaan kepada karyawan dan jaminan kesejahteraan karyawan.
Tahap Keenam adalah Separation
Tahap terakhir dari siklus hidup karyawan adalah tahap separation atau pemutusan hubungan kerja. Meskipun perusahaan telah melakukan berbagai cara untuk menjaga retensi karyawan, namun bagi sebagian besar karyawan pada akhirnya akan tetap melalui tahap terakhir ini baik karena pensiun, pekerjaan baru, atau karena alasan pribadi.
Sebagai profesional HR, diperlukan tanggung jawab untuk memastikan bahwa saat karyawan memutuskan keluar dari perusahaan, maka hal tersebut dapat berjalan dengan baik tanpa menimbulkan gangguan besar bagi kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Jika ternyata terdapat karyawan berkualitas yang memegang peran penting bagi perusahaan memutuskan untuk keluar, ada beberapa upaya yang dapat digunakan untuk meminimalisir dampak buruk yang bisa terjadi diantaranya:
- Mencari tahu alasan pengunduran diri;
- Mencoba melakukan silang informasi tentang kebenarannya;
- Mencoba untuk tidak terjadi ditempat baru
- Mencoba merumuskan umpan baliknya.
Kesimpulan
Dari berbagai uraian terkait dengan ELC sebagaimana diuraikan sebelumnya, maka dapat disimpulkan sebagai berikut:
Pertama: Siklus hidup karyawan sangat penting untuk dilakukan agar karyawan dapat memiliki gambaran terkait proses perjalanan karir di perusahaan tersebut. Dari sisi perusahaan, manajemen siklus hidup karyawan juga akan berguna dalam proses penilaian dan meningkatkan kinerja karyawannya.
Kedua: Perlu menjadi perhatian bahwa saat pandemi Covid-19 terjadi, perusahaan mengelola karyawannya dengan cara yang “berbeda” seperti proses rekrutmen yang dilakukan secara online, diberlakukannya kebijakan WFH (Work From Home), dan masih banyak lagi. Oleh karena itu, sebagai profesional HR, diperlukan memahami siklus hidup karyawan sesuai dengan perubahan yang telah terjadi saat ini dan memahami bagaimana hal tersebut dapat mempengaruhi kinerja, keterlibatan, dan tingkat retensi karyawan secara keseluruhan di perusahaan.
Ketiga: Mengingat bahwa dalam melakukan manajemen employee life cycle terdapat banyak hal yang perlu dilakukan, perusahaan dapat melakukan terobosan dengan memanfaatkan teknologi untuk menyederhanakannya. Hal tersebut memerlukan aplikasi HRIS (Human Resources Information System) berbasis pada digital syatem yang memiliki beragam fitur untuk mempermudah proses pengelolaan karyawan di perusahaan. (17012023b@s) [jbm]
Referensi:
https:///workxspace.com
https: ///dekodemo-kerja.com.ind
